GS1 Chile
El Lenguaje Global de los Negocios

¿Cómo obtengo un código?

Si necesita identificar sus productos con códigos de barras GS1, aquí le enumeramos los 10 pasos que debe seguir para obtener el código de barras estándar GS1 y una serie de ventajas tales como cursos gratuitos y materiales de apoyo para mejorar su negocio.

Paso 1: Contratar el Servicio de Asignación de Códigos de Barra con GS1 Chile

Antes de que una empresa comience a utilizar códigos de barras, debe contratar el servicio de Asignación de Códigos de Barra en GS1 Chile.

1. Solicite y Complete los antecedentes solicitados en el contrato.
2. Firmar ante notario y entregar en la oficinas de GS1 Chile, ubicadas en Merced 230, junto a la documentación que se detalla a continuación:

Empresas o personas cuya venta promedio mensual neta de los últimos 6 meses, indicadas en sus declaraciones de IVA, sea igual o inferior a UF 150. En el caso de existir mes(es) sin movimiento, las ventas se calcularán por el promedio de las ventas de los meses que si registren movimiento. Deberán adjuntar al Contrato de Asignación de Códigos en GS1 Chile fotocopias de las 6 últimas declaraciones de IVA.
Empresas nuevas o personas con iniciación de actividades inferior a 6 meses, cuyo capital social declarado en escritura pública o iniciación de actividades sea igual o inferior a UF 500. Deberán adjuntar fotocopia de la iniciación de actividades timbrada por el Servicio de Impuestos Internos (SII).

GS1 Chile le asignara un prefijo de compañía que le permitirá identificar en forma única e inequívoca sus productos, locaciones, activos (fijos y retornables) y servicios

Paso 2: Solicitar Clave de Acceso a Cate

Una vez solicitado su primer código, mediante los formularios, usted debe solicitar su clave de acceso al Catalogo Electrónico de GS1 Chile, CATe.

En este catálogo electrónico usted o su compañía podrá realizar la solicitud de nuevos códigos, modificar los atributos logísticos de los productos ya creados (esta modificación está sujeta a una aprobación por el equipo de Servicio al Cliente de GS1 Chile) o solicitar la eliminación de aquel producto que ya no comercializará su organización.

Paso 3: Seleccionar un método de Impresión de Códigos

En primer lugar, usted debe decidir qué producto codificará en barras y si el código portará información maestra o transaccional. Por ejemplo, un número de identificación de artículo (GTIN) sobre una caja de cereales es información de tipo maestra. En cambio, los números seriados, lotes, cantidades o peso, etc. impresas sobre etiquetas de productos constituyen un ejemplo de información dinámica.

Si su código de barras posee información maestra y usted necesita imprimir un gran volumen de etiquetas, probablemente usted decida hacerlo con una imprenta. Si usted debe imprimir un pequeño volumen de etiquetas o necesita imprimir etiquetas con información transaccional, es probable que necesite una impresora láser en su oficina o una impresora de transferencia térmica en su depósito.

Conocer cómo se imprimirá el código de barras es esencial para desarrollar un buen plan de implementación. Una vez más GS1 Chile le ofrece asesoramiento para que pueda elegir correctamente.

Paso 4: Seleccionar un Entorno de Lectura "Primario"

Las especificaciones sobre el tipo, tamaño, ubicación y calidad del código dependen de dónde será escaneado. Existen cuatro escenarios básicos de entornos de lectura para los artículos comerciales:

1. Envases de productos escaneados en el punto de venta (POS)
2. Embalajes de Productos escaneados en la distribución general
3. Envases / Embalajes de Producto escaneados en POS pero también en distribución
4. Envases / Embalajes especiales tales como la marcación de dispositivos médicos

Al conocer dónde serán escaneados sus códigos de barra, usted podrá establecer las especificaciones adecuadas para su producción.

Paso 5: Seleccionar un Código de Barras

La selección del código de barras adecuado es fundamental para que su plan de implementación resulte exitoso. A continuación se describen algunos consejos precisos:

  • Si usted codifica un artículo que será escaneado en el punto de venta (POS), deberá utilizar un símbolo EAN/UPC, DataBar o Datamatrix.
  • Si usted está imprimiendo un símbolo con información variable tal como números seriados, fechas de vencimiento o medidas, entonces deberá utilizar símbolos GS1-128, GS1 DataBar (ex RSS) (Barra de Datos) o, en casos especiales, símbolos de Componentes Compuestos o símbolos GS1 DataMatrix (Matriz de Datos).
  • Si usted desea imprimir un código de barras que porte un GTIN sobre una caja de cartón corrugado, tal vez necesite el símbolo ITF-14 o GS1 – 128.

Existen otros factores a tener en cuenta, para lo cual deberá contactarse con GS1 Chile para conocer los servicios y productos para apoyar la implementación.

Paso 6: Elegir un Tamaño de Código de Barras

Luego de especificar el símbolo de barras adecuado junto con la información para codificar dentro de él, comienza la etapa del diseño. El tamaño del símbolo dentro del diseño dependerá del símbolo especificado, del lugar dónde será impreso y de la forma de impresión.

Símbolos EAN/UPC

Los Símbolos EAN/UPC difieren de los Símbolos ITF-14 y GS1-128 porque se leen con escáneres omnidireccionales en comercios minoristas. Esto significa que los Símbolo EAN/UPC poseen una relación fija entre la altura y el ancho de los símbolos. Cuando se modifica una dimensión, se debe asimismo modificar la otra en forma proporcional.

Debido a esta relación, los Símbolos EAN/UPC poseen una altura nominal y un ancho especificado. También se especifica un rango de tamaños permitidos de 80% a 200% del tamaño nominal. A esta variación de tamaños se la denomina “factores de magnificación”.

Formatear el Texto de Código de Barras

UEl texto que aparece debajo del código de barras es importante porque si el código está dañado o es de baja calidad, ese texto se utiliza como back-up (soporte).

La mejor manera de abordar el tema relacionado con la Interpretación Legible por el Ser Humano de los Símbolos de Código de Barras GS1 es responder algunas de las preguntas que se formulan con mayor frecuencia:

¿La Interpretación Legible por el Ser Humano tiene que ser de un determinado tamaño? En un primer momento se había especificado que para los Símbolos EAN/UPC debía utilizarse la letra OCR-B, pero las especificaciones del Sistema GS1 ahora permiten utilizar cualquier tipo de letra siempre y cuando sea claramente legible.

Paso 8: Elegir un Color de Código de Barras

La combinación de color óptima para un símbolo de código de barras es barras negras sobre fondo blanco (espacios y zonas mudas). Si usted desea utilizar otros colores, la siguiente información lo ayudará a elegir de manera adecuada:

  • Los Símbolos de Código de Barras GS1 requieren colores oscuros para las barras (por ejemplo, negro, azul oscuro, marrón oscuro o verde oscuro).
  • Las Barras siempre deben ser de un único color y nunca deben imprimirse utilizando múltiples herramientas de imagen (por ejemplo, plato, pantalla, cilindro).
  • Los Símbolos de Código de Barras GS1 requieren fondos claros para las Zonas Mudas y los espacios (por ejemplo, blanco).
  • Además de los fondos claros también se pueden utilizar los colores “rojizos”. Si alguna vez usted estuvo en una habitación con luz roja y trató de leer un texto en rojo, usted habrá visto que el texto desaparece virtualmente. Esto también ocurre con colores similares tales como el naranja, rosa, durazno y amarillo claro. Dado que la mayoría de los escáneres utilizan una fuente de luz roja, usted puede deducir rápidamente porqué estos colores resultan más adecuados para los fondos, pero deberían evitarse para las barras.
  • En muchos casos el fondo del símbolo no se imprime. Queda con el color del sustrato sobre el cual se está imprimiendo. Si el fondo del símbolo se imprime debajo de las barras, debe hacerse en colores lisos.
  • Si usted utiliza varias capas de tinta para aumentar la opacidad del fondo, cada capa debe imprimirse en un color liso.
  • Si usted utiliza una retícula o trama fina para depositar más tinta en el sustrato, asegúrese de que no existan partes nulas o vacías en la impresión causadas por imperfecciones en el relleno de dicha retícula.

Paso 9: Elegir la Ubicación del Código de Barras

Cuando se habla de ubicación del símbolo, nos referimos a la ubicación en el diseño, para lo cual se debe considerar el proceso de empaque. Usted deberá consultar al ingeniero de empaque para asegurarse de que el símbolo no esté oculto ni dañado, (por ejemplo, sobre uno de los extremos de la caja de cartón, debajo de un pliegue de la caja, debajo de una solapa de la caja o cubierto por otra capa de embalaje). Para determinar la ubicación adecuada de los códigos de barra GS1, lo invitamos a contactarnos.

Luego de determinar la ubicación adecuada, se debe consultar a la imprenta antes de asignar la rotación del símbolo. La razón es que muchos procesos de impresión requieren que los códigos de barras posean una determinada orientación hacia la dirección de alimentación de la bobina de papel continuo u hoja.

De ser posible, cuando se utiliza la impresión flexográfica, las barras deberían correr paralelas a la dirección de la prensa rotativa de alimentación continua o con una orientación de vallas. Si es necesario que las barras corran perpendiculares a la dirección de la prensa o con una orientación de escalera, trate de evitar la distorsión del símbolo causada por la circunferencia del rodillo de la prensa.

Cuando se utilizan los procesos de impresión por serigrafía o fotograbado, el símbolo debe alinearse paralelo a la estructura celular sobre la retícula o cilindro de prensa de fotograbado para proporcionar el extremo de barra más uniforme posible.

Paso 10: Desarrollar un Plan de Calidad de Código de Barras

Las Especificaciones de Pruebas de Calidad de Impresión de Códigos de Barras ISO/IEC 15416 para los Símbolos Lineales describen el método para evaluar la calidad de los símbolos de código de barras luego de su impresión. Un verificador basado en ISO examina el símbolo de la misma manera que el escáner, pero va un paso más allá, ya que también califica su calidad.

GS1 utiliza el método ISO/IEC, pero especifica cuál es la mínima calificación necesaria para cada código de barras GS1 según el tipo de símbolo, el lugar dónde será utilizado o el número de identificación que porta. Además de determinar cuál es la calificación mínima, GS1 también especifica el ancho de apertura del verificador y la longitud de onda.

Las diferentes especificaciones mínimas que se establecen se asemejan a las pruebas de ingreso estandarizadas que utilizan las universidades para determinar si sus solicitantes están aptos para obtener una admisión. Diversas universidades utilizan la misma prueba estandarizada, pero cada centro académico establece cuál es el puntaje mínimo necesario para admitir a sus solicitantes.

Los miembros de GS1 pueden optar por realizar su propio control de calidad de producción de código de barras. No obstante, en la actualidad GS1 Chile le ofrece este servicio.