GS1 Chile
El Lenguaje Global de los Negocios

Sistema de gestión de trazabilidad GS1

GS1 a nivel mundial, en 150 países, tiene como misión principal la de asignar las claves de identificación para los códigos de barras de los nuevos productos que salen al mercado, con el fin de que la asignación de dichas claves y códigos, no se repitan en ninguna parte del mundo.
Otra de las misiones en GS1, es la de promover el uso de los estándares de identificación, de comercio electrónico, de sincronización de datos y de RFID, que concurren en el concepto de estándares globales de Trazabilidad.
Adicionalmente y como aporte de valor a nuestros clientes, GS1 Chile, al igual que otros GS1 del mundo, a través de su Área de Soluciones, compuesto por diferentes consultores y auditores especializados por nichos de mercado, entregan un conocimiento mucho más profundo y aplicado de los estándares, con el fin de ayudar a las empresas a una correcta implementación de las soluciones asociadas a la identificación y la Trazabilidad de sus productos, usando para ello las normativas y regulaciones más habituales que el mercado impone.
El Sistema de Gestión de Trazabilidad (SGT) es uno de los productos del Área de Soluciones de GS1 Chile, que consiste en un apoyo tecnológico integral, entregado por nuestra organización a las empresas que nos lo solicitan y que, a través de un protocolo establecido a nivel mundial, se van cubriendo etapas para que la empresa progresivamente utilice los estándares globales GS1 e implemente de manera permanente, una serie de conceptos en su organización que finalmente, si la implementación es correcta, les permitirá trazar de manera detallada y específica cualquier producto en cualquier locación.
En este breve documento se describe a grandes rasgos, en qué consiste este producto, que siempre es liderado por un Auditor de Trazabilidad Certificado por GS1, y que es finalizado con la aplicación de una Auditoría de Trazabilidad que, si es completada de manera correcta, resultará en la expedición de un Certificado de Cumplimiento de Trazabilidad GS1, documento que es valorado por la industria, sin importar a que país corresponda, y que identifica a dicha empresa como una organización que tiene todas las herramientas necesarias, para trazar de manera exhaustiva, sus productos, al margen de su tipo y del mercado o negocio que esté la compañía que nos contrata.
El SGT o Sistema de Gestión de Trazabilidad es un trabajo que, dependiendo del tipo de alcance, de las locaciones a estudiar, de la complejidad de los procesos involucrados, puede tener una duración de entre cinco y ocho meses, ya que la empresa debe ir implementando por fases una serie de conceptos en la organización, que unas veces ya están en marcha y en otras ocasiones, son nuevos y deben realizarse desde cero.
Normalmente las empresas tienen una serie de preocupaciones y necesidades, que éste SGT, una vez realizado, satisface completamente, estas pueden ser:

  • Integración de requerimientos de Trazabilidad entre todas las áreas de la empresa, en especial las relacionadas con su logística.
  • Mejorar la profesionalización de la logística de la compañía.
  • Contar con las herramientas tecnológicas que le permitan tener un considerable aumento de la seguridad y fiabilidad de los datos logísticos, así como una información de calidad con la que hacer una gestión de gerencia adecuada.
  • Tener un Sistema de Gestión de Trazabilidad para los productos propios y ajenos.
  • Mejorar la gestión de calidad de servicio de cara al cliente.
  • Conocer alternativas tecnológicas valorizadas para mejorar y optimizar su gestión logística.
  • Alinearse con los criterios de estandarización que la mayoría de los grandes clientes ya están definiendo, en especial en productos altamente trazables.
  • Diferenciarse de su competencia por el uso de estándares globales GS1.
  • Cumplimiento de los requerimientos manejados a nivel internacional.
  • Medir su capacidad actual, y realizar una evaluación final (auditoría) sobre la capacidad que tiene la empresa de conseguir una Trazabilidad real y efectiva de sus productos.
  • Quedar con auditores internos capacitados para autoevaluarse periódicamente.

Objetivo
Objetivo General del Proyecto
Diseñar e implementar los procesos necesarios para que todas las partes involucradas en el alcance del proyecto puedan crear, capturar, registrar y compartir los datos acerca de sus actividades de trazabilidad, para manejar una completa visibilidad de sus productos o artículos trazables en su área de acción.
Objetivos Específicos del Proyecto
A grandes rasgos los objetivos específicos del proyecto son los siguientes:

  • Diseñar Modelo de Trazabilidad
    GS1 Chile, a través de un protocolo internacional aplicado en los 150 países donde está presente GS1, especificará las Reglas y Requerimientos del Sistema de Trazabilidad detallando como su compañía va a asignar, reunir, compartir y mantener los datos de trazabilidad acordados. En el modelo también, se determinará como ustedes deberán manejar los vínculos entre las recepciones, los procesos internos y los despachos de los artículos trazables.
  • Definir Necesidades de Mejora GS1 Chile especificará las necesidades de mejora que deben implementarse para satisfacer los requerimientos del Modelo de Trazabilidad.
  • Planificar la implementación GS1 Chile planificará las etapas necesarias para implementar las necesidades de mejora con el fin de poder crear, capturar, registrar y compartir los datos de las actividades trazables.
  • Confeccionar Especificaciones Técnicas GS1 Chile confeccionará las bases técnicas y criterios de evaluación de las ofertas de proveedores que sean convocados para habilitar técnicamente el Sistema de Gestión de Trazabilidad.
  • Apoyo para la Puesta en Marcha Mediante recomendaciones de GS1, otras empresas, convocadas o contratadas por los clientes, implementarán las necesidades de mejora que permitirán finalmente habilitar el Sistema de Gestión de Trazabilidad.
  • Validación GS1 Chile realizará una Auditoría de Trazabilidad para comprobar que el Sistema de Gestión de Trazabilidad está correctamente implementado y en funcionamiento en todas las instalaciones involucradas en el proyecto.

Mercado Objetivo El sistema de Gestión de Trazabilidad GS1 apoya la implementación de trazabilidad a través de la cadena de abastecimiento de forma local y global. Su mercado objetivo es esencialmente, cualquier elemento (empresa) de la cadena de abastecimiento que maneja bienes en la cadena de suministro: por ejemplo, productores, fabricantes, procesadores, proveedores de servicios logísticos, transportistas/portadores de cargas pesadas, minoristas, mayoristas, importadores/exportadores, almacenamiento/depósito proveedores y fabricantes de envases/ embalajes dentro la cadena de suministro de alimentos.
Enfoque Del Proyecto Para el desarrollo e implementación del Sistema de Gestión de Trazabilidad GS1, se utilizarán principalmente las siguientes referencias:
  • GS1 Global Traceability Standard – Business Process and System Requirements for Full Chain Traceability (GTS), en su última version.
  • GS1 General Specifications, Version 10. Identificación de productos, servicios y locaciones
  • GS1 GTC (Global Traceability Conformance) – Control Points & Compliance Criteria, en su última versión. Este documento reúne las siguientes referencias de trazabilidad a nivel internacional

Las regulaciones, estándares y requerimientos cubiertos por el SGT de GS1 Chile, contempla los siguientes ítems: El estándar GS1 define que, todas las partes involucradas en la cadena de abastecimiento, deben crear, capturar, registrar y compartir los datos acerca de sus actividades de trazabilidad, donde los datos mínimos que se deben satisfacer en cualquier sistema de trazabilidad son los siguientes:
  • ¿Qué es el Articulo Trazable?
  • ¿Quién entrego o recibió el Articulo Trazable?
  • ¿Cuándo se entregó o recibió el Articulo Trazable? Fecha / Hora
  • ¿Dónde se entregó o recibió el Articulo Trazable? Ubicación
  • ¿Por qué motivo? Proceso o evento

Método de trabajo del SGT
El método de consultoría consiste en la ejecución de dos etapas:

  • Diseño:
    Esta etapa tiene el propósito de conocer la forma de trabajo de la empresa, detectar las necesidades de mejora a corto y largo plazo, diseñar un plan de implementación y especificar los requerimientos técnicos para implementar las buenas prácticas de trazabilidad en su compañía.
  • Implementación:
    En esta etapa, se apoyará el proceso de adjudicación de las empresas que su compañía contrate para la implementación técnica del SGT (proveedores de equipamiento de captura de datos, de software, etc.) y se supervisará de cerca, la puesta en marcha de la solución a las necesidades de mejora a corto plazo detectadas en la primera etapa. Terminando con una completa Auditoría de Trazabilidad, que les ofrecerá una visión muy clara y concreta del nivel de cumplimiento de su empresa con respecto a las normas internacionales de Trazabilidad, además de las tareas a cumplir para que dicho cumplimiento sea completo

El conjunto de las etapas a ejecutar de acuerdo al Método de Consultoría considera un total de 8 fases y 14 actividades. El siguiente esquema presenta el flujo de fases para cada etapa considerada en el proyecto: Como resumen enumeramos las 14 actividades del Sistema de Gestión de Trazabilidad: ETAPA A – DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTION DE TRAZABILIDAD

  • 1. Establecer estructura de trabajo y alcance
  • 2. Charla de Sensibilización
  • 3. Levantamiento de Procesos
  • 4. Diseño Modelo de Trazabilidad
  • 5. Levantamiento Fuentes de Captura y Procesos de Trazabilidad
  • 6. Definición de Necesidades de Mejora
  • 7. Validación de las necesidades con el equipo de trabajo de la compañía
  • 8. Diseño Solución Técnica
  • 9. Validación del diseño con el equipo de trabajo de la compañía
  • 10. Diseño del Plan de Implementación
  • 11. Preparación Base de Propuestas a Proveedores (RFP)

ETAPA B – APOYO EN LA IMPEMENTACION DEL SGT
  • 12. Apoyo en el Proceso de Adjudicación
  • 13. Verificación de los Procesos de Implementación y Puesta en Marcha
  • 14. Auditoria de Trazabilidad